No passado dia 15 de fevereiro, foi publicado o Decreto-Lei 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e de quaisquer outros documentos fiscalmente relevantes, bem como das obrigações de conservação de livros, registos e respetivos documentos de suporte que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA.

Chama-se particular atenção ao facto de este novo regime não impor uma obrigação de emissão de faturas eletrónicas, designadamente entre operadores económicos privados ou consumidores. Visa, sim, criar mecanismos adequados para que estes possam proceder à emissão de faturas eletrónicas, dispensando-os da sua impressão.
Tal obrigação de faturação eletrónica já existe, mas apenas para os casos em que os operadores económicos se relacionam com a administração pública (B2G), nos termos do Código dos Contratos Públicos e do Decreto-Lei 123/2018, de 28 de dezembro.

Novo Regime
O novo regime constante deste Decreto-Lei cria condições para a designada fatura sem papel, prevendo, desta forma, a possibilidade de dispensa de impressão de faturas, fora os casos em que o consumidor final o solicite. Podem ainda as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes ser emitidos por via eletrónica, mediante aceitação do consumidor final.

Quanto à emissão de faturas, os meios disponíveis aos contribuintes são programas informáticos de faturação, nomeadamente as aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária; meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas; e documentos pré-impressos em tipografias autorizadas. Sendo que todos estes devem ser certificados previamente pela Autoridade Tributária e serão de utilização obrigatória para os sujeitos passivos de IVA, em 2019, quando o seu volume de negócio seja superior a €75.000,00, e a partir de 2020, quando for superior a €50.000,00.

Das faturas devem constar como requisitos, designadamente, o número sequencial do documento, data e hora da emissão, o nome da empresa e o número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou do prestador de serviços.

Ainda relativamente ao processamento das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, deverá constar destes um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento, em termos a definir por portaria. A regra apenas entrará em vigor a 1 de janeiro de 2020. Esta permitirá que os contribuintes comuniquem faturas de despesas, para efeitos de dedução no IRS, sem número de identificação fiscal à Autoridade Tributária, utilizando apenas o respetivo código de barras bidimensional (código QR) ou o código único de documento.

Por referência ao arquivamento, o Decreto-Lei dispõe que os sujeitos passivos com sede em território nacional, nas situações em que se apresentem em formato papel, são obrigados a manter as faturas emitidas e recebidas em lugar situado no território nacional.
Já quando se apresentem em suporte eletrónico, podem estar situadas em qualquer Estado membro. Porém, o Decreto-lei permite que os arquivos estejam localizados fora do território da União Europeia mediante autorização da Autoridade Tributária, sendo que esta autorização apenas poderá ocorrer depois de 1 de janeiro de 2020, altura em que a permissão entrará em vigor. Dos arquivos, devem ser sempre feitas cópias de segurança, armazenadas em locais distintos, de forma a assegurar a impossibilidade de perda dos arquivos.

Prevê-se, igualmente, a obrigação dos contribuintes guardarem e manterem os livros, registos e respetivos documentos de suporte durante um prazo de 10 anos. Se os sujeitos passivos exercerem direitos com um prazo superior, devem manter estes elementos até ao termo do prazo de caducidade relativo à liquidação dos impostos correspondentes.

O presente diploma prevê ainda que os sujeitos passivos de IVA devem comunicar à Autoridade Tributária, através do Portal das Finanças, a identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas faturas, e, igualmente, a identificação dos equipamentos utilizados para processamento de faturas, o número de certificado do programa utilizado em cada equipamento e a identificação dos distribuidores e dos instaladores dos respetivos equipamentos.
Ficam dispensados da comunicação de inventários os contribuintes abrangidos pelo regime simplificado em IRS ou IRC.

Foi alterado, de igual forma, o regime de bens em circulação, sendo que os documentos de transporte poderão, a partir de 1 de janeiro de 2020, ser emitidos eletronicamente, sendo comunicados à Autoridade Tributária antes do início do transporte por transmissão eletrónica de dados, ou, no caso dos documentos em formato papel, por inserção no portal das Finanças, até ao 5.º dia útil seguinte ao do transporte, nos casos em que se desconheça o destinatário ou os bens a entregar em cada local de destino na altura da saída dos locais.

O presente Decreto-Lei entrou em vigor no dia seguinte à sua publicação, sendo que algumas das suas normas apenas entrarão em vigor em 1 de janeiro de 2020, conforme oportunamente se referiu.

Alcides Martins, Bandeira, Simões & Associados,
Sociedade de Advogados, SP, RL